• Main
  • >
  • markedsføring
  • >
  • 14 spørsmål å spørre når du utvikler ideell sosial mediepolitikk

14 spørsmål å spørre når du utvikler ideell sosial mediepolitikk

En av fryktene som mange organisasjoner havner når det kommer til sosiale medier som kommunikasjonskanal, er at en medarbeider vil dele sensitiv informasjon, disparage organisasjonen - eller verre, en giver - eller tilbringe mye tid på Facebook eller Twitter under dekke av "arbeid".

Et annet problem nonprofits må adressere, ifølge nonprofit konsulent Jay Frost, er om en ideell ansatte kan personlig "venn" eller koble med en bestanddel.

"Når den forbindelsen er gjort utenfor organisasjonen, bringer den spørsmålet:" Hvem eier donoren? "Sa han i et webinar tidligere i år. Det er også bekymring for de som ikke kan være direkte involvert i kommunikasjonsstrategien for ideen, for eksempel C-nivå ledere, men som representerer organisasjonen i det offentlige øye.

For å løse disse problemene har firmaer og organisasjoner - fra Ford, til IBM, til det amerikanske Røde Kors - opprettet sosiale medier for hele personalet. Disse retningslinjene gir klare retningslinjer for hva som kan og ikke kan deles offentlig (på sosiale medier og andre kommunikasjonskanaler), om ansatte kan poste som "seg" eller som offisielle talsmenn, og til og med hvor mye tid en medarbeider kan bruke på sosiale medier under arbeidstimer.

14 spørsmål å stille når du implementerer en ideell sosial mediepolitikk

Hvorvidt du oppretter en policy, er opp til organisasjonens ledelse, arten av arbeidet ditt og størrelsen på organisasjonen din. For å avgjøre om ideen din trenger en bestemt policy eller et mer løst strukturert sett med retningslinjer, anbefaler vi deg å stille deg følgende spørsmål:

1) Er organisasjonens arbeid følsomt i naturen?

Hvis du er en politisk, religiøs eller miljømessig organisasjon, kan bestemte meninger være følsomme for å snakke om. Hvis noen ansatte ikke er 100% enige med din holdning, er det vokal om at det på sosiale medier kan gå imot organisasjonens oppdrag og reflektere dårlig på deg.

2) Trenger du å kjempe mot lokale lover eller kulturer?

I likhet med en organisasjon med følsomt arbeid, hvis organisasjonen er lobbyvirksomhet for policyendring eller lovgivningsavtale, må ansatte enten eie sine meninger om sosiale medier eller de må overholde og støtte organisasjonens holdning offentlig. Lokal kultur kan også være noe som organisasjonen din støter på og er viktig å vurdere i din offentlige kommunikasjonsstrategi.

3) Hva er organisasjonens ansvar hvis en ansatt legger inn noe tvilsomt?

Hvis du setter inn en sosial mediepolitikk, kan det være konsekvenser hvis det brytes. Også, hvis det er statlige eller føderale lover om å avsløre organisatorisk informasjon, som donorens kontaktinformasjon, må du sørge for at alle ansatte er oppmerksomme på disse lover og retningslinjer.

4) Hvilke prosesser har du på plass, bør det oppstå en feil, for eksempel hvis en ansatt posterer noe sensitivt, tvilsomt eller støtende?

Sammen med konsekvensene, skissere hva som skal gjøres når / hvis noe tvilsomt eller støtende er lagt ut av en ansatt på sosiale medier. Hvordan noen skal rapportere lovbrudd, hva straffen er, om en er suspendert eller avsluttet, er viktig for å kommunisere med hele personalet.

5) Hva er størrelsen på organisasjonen din?

Jo større organisasjonen er, jo vanskeligere er det å regulere hva folk posterer på sosiale medier. Vurder størrelsen på organisasjonen din og sannsynligheten for at en sosial mediepolitikk blir håndhevet. Identifiser folket (vanligvis ledere eller direktører) som vil håndheve retningslinjene. Hvis du er en liten organisasjon, kan du bare ha en eller to personer som representerer organisasjonen din på sosiale medier. De bør være oppmerksomme på politikken og kan til og med være nyttig i å skape og implementere den.

6) Har du ett kontor eller mange rundt om i verden? Og i så fall må du vurdere andre kulturer og hvordan de bruker sosiale medier?

Hvis du har flere kapitler over hele nasjonen eller verden, kan du tenke på hvordan du skal kommunisere politikken på tvers av mange, enten det er via e-post, på ditt interne nettverk eller på en konferanse. Det er viktig at retningslinjene håndheves over hele linjen. Hvis du har kontorer utenfor USA, bør du vurdere å gjøre forskning for å forstå hvordan enkeltpersoner i disse landene bruker sosiale medier og hva de lokale og nasjonale lover er rundt sosiale medier og ideelle organisasjoner, da de kan være forskjellige enn lovene i USA

7) Hva er din organisasjonskultur som (dvs. mye red tape og hierarkisk, eller flat og samarbeidende)?

Å forstå organisasjonens kultur er viktig når du tenker på hvordan du distribuerer og håndhever din sosiale mediepolitikk. Identifiser om du trenger godkjenning fra mange interessenter, eller om du selv kan distribuere politikken. Hvis du må få andre involvert i å lage og håndheve politikken, må du sørge for at de er involvert tidlig i prosessen og forstår dine intensjoner om å skape en politikk.

8) Er merkevaren anerkjent (dvs. er du i det offentlige øye nasjonalt eller lokalt)?

Dette er viktig for store organisasjoner som har et betydelig følge på sosiale medier, samt en stor bestanddel. Hvis noen posterer noe tvilsomt eller støtende, og det blir raskt hentet opp av store nyhetsforretninger - sørg for at du har en reserveplan og et PR-team for å løse eventuelle problemer eller tilbakeslag.

9) Hvilke egenskaper er allerede knyttet til merkevaren din, og vil disse bli opprettholdt og kommunisert gjennom sosiale medier?

Hvis din administrerende direktør eller grunnlegger ikke vanligvis kommuniserer med dine bestanddeler, kan du vurdere å gi dem en stemme på sosiale medier for å gjøre det. Hvis de er mer frontovervendte som en "talsmann" for din organisasjon, innlemme dem i policyopprettingsprosessen og forstå hvordan de samhandler med publikum på nettet for øyeblikket.

10) Vil ansatte og styremedlemmer bli rådet til å legge inn personlige kontoer med kvalifikasjonserklæring? (Dv De er koblet til organisasjonen din, men de er deres egne.)

Dette vil kreve at alle (eller de fleste ansatte) legger ut på sosiale medier, uten tilknytning til organisasjonen, men klart at deres meninger og tweets er deres egne og ikke på noen måte støttes eller støttes av organisasjonen.

11) Eller vil du at de bare skal legge inn under ditt merkenavn, ha en person - eller et lite lag - kontrollere dine sosiale mediekanaler?

Du kan bare ha én person som poster som varemerke, og fungere som stemmen til organisasjonen via sosiale medier. Denne beslutningen er helt opp til deg, men bør kommuniseres tydelig i retningslinjene dine.

12) Vil du tillate ansatte og ansatte å "venn" eller bli personlig knyttet til bestanddeler?

Igjen er dette opp til organisasjonen din, men hvis du har et innsamlings- eller utviklingspersonell som er aktivt på sosiale medier, redegjør for om de har lov til å kommunisere med bestanddeler på sosiale medier. Hvis det er retningslinjer du vil sette på plass om hva som kan kommuniseres over sosiale medier, gjør du det også klart.

13) Hvordan vil du kommunisere din sosiale medier politikk eller retningslinjer?

Hvordan skal du kommunisere politikken din i organisasjonen din? Vil du inkludere det i leiekontrakten din og kreve at de leser den? Vil du inkludere den i din første opplæring for nyansatte og trene dagens ansatte på den nye politikken? Lag en klar kommunikasjonsplan for din policy, samt et sted hvor alle kan få tilgang til det når som helst på nettet.

14) Vil du trene ansatte og ansatte til å bruke sosiale medier i sammenheng med ditt merke?

Dette er mer et forslag enn et spørsmål. Når du har utviklet retningslinjene dine, er det svært viktig å gjøre alle på medarbeider oppmerksom på beste praksis og retningslinjer knyttet til den. Obligatorisk opplæring (for alle inkludert C-nivå ledere) er ekstremt viktig for å inkorporere politikken i organisasjonens kultur.

Som du ser fra disse spørsmålene, er en sosial mediepolitikk avhengig av organisasjonen din og dens unike kultur, behov, oppdrag, størrelse og plassering. Hvordan du utformer din policy - og hvor lett eller streng du vil være i å håndheve det - er opp til deg eller ditt ledelsesteam. Gjør din forskning, diskutere spørsmålene med teamet ditt, og velg og velg det som fungerer best for din organisasjon, merkevare og kultur.

Tenk på dette selv: I en tid der sosiale medier spiller en viktig del i mange organisasjoners kulturer - og donor- og innsamlingsstrategier for kjøp av innkjøp - er det fornuftig å gi ansatte og ansatte friheten og muligheten til å koble sammen med bestanddeler, dele gleden ved å hjelpe andre, og spre budskapet om din sak, samtidig som du beskytter din merkevare og organisasjon.

Dette er et utdrag fra vår inngående markedsføringsbok for ideell organisasjon, Transform Your Nonprofit med innkommende markedsføring: Slå stranger til inspirerte advokater .

Har du implementert en sosial mediepolitikk i organisasjonen din? Hvis ikke, planlegger du å i fremtiden? Del dine tanker nedenfor!

Forrige Artikkel «
Neste Artikkel